Workflow
Rollen
Rollen beschreiben eine bestimmte Aufgabenstellung. Diese wird einem Benutzer zugeordnet. Ein Benutzer kann mehrere Rollen einnehmen. Die Aufgabenstellung kann dem gesamten Arbeitsplatz entsprechen, aber auch einzelne Aufgaben beinhalten. Einem Workflow wird mindestens eine Rolle zugewiesen, die er ansprechen muss. Auf dem Prozessweg kann er aber auch verschiedene Rollen ansprechen, und das auch je nach Entscheidungen, die während des Prozessablaufs getroffen werden.
Routen
Die Route ist der dem Workflow vorgeschriebene Prozessweg. Stellen Sie sich ein Stell- und Rangierwerk bei der Eisenbahn vor. Es gibt einen Start und ein Ende, und auf dem Weg gibt es Abzweigungen (Weichen). Es kann also nach links oder rechts gehen, entschieden wird das an einem Status, der zu dieser Zeit gegeben ist.
Regeln
In den Regeln ist definiert, wann der Workflow starten kann/soll, unter welchen Bedingungen er welche Rollen/Benutzer ansprechen soll, wann er „abbiegen“ soll und wann sein Ende (Ziel) erreicht ist.
Start
Der Start eines Workflows kann manuell durch eine Benutzereingabe oder durch einen anderen Workflow erfolgen. So kann das Ende eines Workflows auch den Start eines oder mehrerer Workflows auslösen.
Status
Der Status eines Workflows kann einerseits darüber informieren, wo er sich gerade befindet, ob er gestartet ist, in einem Arbeitsschritt wartet oder beendet ist.
Arbeitsschritt
Um bei dem Beispiel Eisenbahn zu bleiben: Der Workflow soll an verschiedenen Bahnhöfen anhalten und auf eine Entscheidung zur Weiterfahrt warten. Das ist der Moment, an dem ein Benutzer (Rolle) angesprochen wird. Dieser muss dann Felder mit Inhalt befüllen. Die Feldinhalte (Metadaten) dienen u.a. dem Workflow die Entscheidung zum Weiterfahren und/oder abbiegen zu treffen.
Entscheidung
Ein Workflow trifft keine eigenen Entscheidungen, diese werden von den Benutzereingaben getroffen. Der Workflow erhält nur die Regel, welchen Weg er gehen soll, wenn der Benutzer eine bestimmte Entscheidung getroffen hat, oder wie er die Felder der Metadaten gepflegt hat.
Ende
Jeder Workflow hat ein definiertes Ende. Ist das Ende eines Workflow erreicht, schließt er sich und dokumentiert die ihm vorgegebenen Informationen.
Allgemeines
eQMS
Das „e“ steht für „electronic“, das „QMS“ für Qualitätsmanagement System. Ein QMS muss nicht zwangsläufig auf digital geführt werden. Die reine Nutzung von Microsoft Office Tools, wie WORD oder EXCEL können nicht als digital angesehen werden. Ebenso wenig wie PDF und File Server. Erst wenn auch die QM-Prozesse digital, also per Workflow unterstützt werden, kann von einem eQMS gesprochen werden.