Wenn die Einführung der QMS-Software nicht erfolgreich war

Sie haben vor einiger Zeit eine eQMS-Software eingeführt und sind nicht zufrieden? Die Anwender meckern und nutzen die Software nur widerwillig! Der Software-Lieferant reagiert nur schleppend auf Ihre Anfragen? Die Anpassungswünsche der Anwender waren größer als gedacht? Das ursprüngliche Budget wurde ordentlich überzogen? Als Projektleiter sind Sie ständig in der Defensive? Als QMB ist Ihr Ruf sowieso schon nicht der Beste und jetzt auch noch das!

Was ist falsch gelaufen?

Eigentlich hatte alles gut angefangen, die Softwareauswahl war schnell getroffen, und der Startpunkt definiert. Es sollte nicht lange dauern, denn die Software schien im Standard alles zu bieten, was ursprünglich gefordert war. Doch dann ging es immer schleppender, Termine mussten verschoben werden, der geplante Zeitplan war zu euphorisch. Der Lieferant hatte in den Präsentationen mehr versprochen, als er dann halten konnte. Nach den ersten Schulungen der Mitarbeiter wuchsen die Wünsche nach Anpassungen ins Uferlose.

Im Projektreview wurden einige Thesen aufgestellt:

• Die Software ist schlecht und für unser Unternehmen eigentlich nicht geeignet!
• Sie konnte nicht ausreichend auf unsere Bedürfnisse angepasst werden!
• Bei der Lieferantenauswahl wurde nicht sorgfältig genug gearbeitet!
• Wichtige Anforderungen wurden vergessen!
• Das Projekt wurde von Anfang an nur halbherzig angegangen!
• Es gab keine klare Verantwortung in der Projektleitung!
• Die Mitarbeiter waren immer schon skeptisch neuer Software gegenüber!

Und was jetzt?

Diese Frage stellen Sie sich sicher! Kann das Projekt noch zum gewünschten Ziel geführt werden? Gibt es noch Chancen das Projekt zu retten? Sollen Sie noch mal von vorne anfangen? Das wird einige Mühe kosten (und auch etwas Geld) aber es lohnt sich, denn …

"Wenn Sie über die Hälfte des Kanals geschwommen sind, macht es keinen Sinn umzukehren oder sich treiben zu lassen!"

Aus Fehlern kann man klug werden!

Dazu müssen Sie die Fehler identifizieren, denn nur dann können Sie sie auch in Erkenntnisse umsetzen und daraus Maßnahmen ableiten.

Eventuelle Fehler

• Die Anforderungen wurden nicht mit allen Beteiligten besprochen.
• Das Lastenheft enthielt nur die Anforderungen an den Softwarelieferanten und wurde nicht als verbindlich für die Mitarbeiter gesehen.
• Es wurde gar kein Lastenheft erstellt, die Anforderungen wurden nur gesammelt und zusammengeschrieben.
• Software-Broschüren und -Leistungsbeschreibungen des Lieferanten wurden zum Lastenheft umfunktioniert.
• Im Budget wurde kein Puffer für evtl. nachträgliche Anpassungswünsche eingearbeitet.
• Die Validierungsarbeit der Software wurde massiv unterschätzt.
• Die Erweiterung der Software- und Hardware-Infrastruktur für den on premise Betrieb wurde im Budget vergessen.
• Die Notwendigkeit der Anbindung des eigenen ERP-Systems wurde erst später erkannt.
• Die Migration der vorhandenen Dokumente war viel aufwendiger als gedacht.
• Die QM-Prozesse wurden vorher nicht analysiert, und es wurde nicht klar kommuniziert, dass sich diese im digitalen Umfeld stark verändern würden.
• …

Was Sie jetzt tun können!

• Hinterfragen Sie noch mal die Ziele des Projektes
• Stellen Sie den Wunsch nach einem digitalen QM-System (provokativ) in Frage
• Prüfen Sie noch mal die Anforderungen
• Erstellen Sie gemeinsam mit den betroffenen Bereichen ein Lastenheft und lassen Sie es sich verbindlich abzeichnen
• Reden Sie die Fehler nicht schön, sondern gehen Sie sie offen an
• Befragen Sie die Mitarbeiter
• Stellen Sie nicht sofort ihre gekaufte Software in Frage
• Suchen Sie sich positiv gestimmte Mitstreiter
• Holen Sie sich externe Hilfe!