Es wird extrem unterschätzt, dass QMS-Software zu großen Teilen von „Nicht-QM-Mitarbeitern“ benutzt wird. Bei der Planung zur Digitalisierung eines QM-Systems werden meist nur die Mitarbeiter der QM-Abteilung mit einbezogen. Klingt ja auch eigentlich logisch, ist aber leider „zu kurz gesprungen„.
Warum ist das so?
Die Auswirkungen eines digitalen QM-Systems auf Ihr Unternehmen sind größer als auf den ersten Blick zu erkennen.
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen müssen von allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens gelesen und daher allen zur Verfügung gestellt werden.
- Vorkommnisse, wie zum Beispiel Abweichungen, sollen von möglichst vielen Mitarbeitern gemeldet werden.
- Maßnahmen/Aufgaben, die sich aus der Korrektur einer Abweichung ergeben, müssen nicht nur von den QM-Mitarbeitern umgesetzt werden.
- Gleiches gilt auch für Aufgaben aus Reklamationen und Change-Projekten.
- Für die Aufnahme von Reklamationen sind ebenfalls nur selten die QM-Mitarbeiter zuständig. Ebenso für die Bearbeitung der Reklamationen.
- Aufzeichnungen (Nachweis-Dokumente) entstehen in der Entwicklung, der Produktion und dem Labor. Also auch hier sind selten QM-Mitarbeiter die Anwender der QMS-Software.
„Warum sollte sich ein digitales QM-System anders auf mein Unternehmen auswirken als mein aktuelles? Wir arbeiten doch heute auch schon mit digitalen Systemen, schreiben die Anweisungen in Word und stellen diese als PDF-Dateien zur Verfügung. Für Reklamationen und Abweichungen haben wir Word, bzw. PDF-Formulare und die Verfolgung machen wir mit EXCEL.“
Diese Fragen entstehen typischerweise aus einer Fehleinschätzung zu einem tatsächlich digitalen QM-System.
Einmal digital, immer digital!
Es gibt eine Reihe von deutlichen Unterschieden zwischen einem quasi-digitalen und einem tatsächlich-digitalen QM-System!
Ich werde hierzu noch einen ausführlichen Beitrag erstellen und deshalb nur auf einen wichtigen Punkt eingehen, einmal digital, immer digital! Wohl wissend, dass 100% nicht erreicht werden können, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, bei einem tatsächlich-digitalen System sind auch die Abläufe (Prozesse) digital gesteuert. Es reicht nicht aus, eine Arbeitsanweisung in WORD zu erstellen und als PDF-Datei auf einem Fileserver zur Verfügung zu stellen. Denn hier wird der „Lenkungsprozess“ durch das Ausdrucken, Unterschreiben und Abheften durchgeführt. Will sagen, der gesamte Prozess UND die Dokumente müssen digital verarbeitet werden, von Anfang bis Ende!
Denn sonst haben Sie …
- keine Kontrolle über den Status während des „papierbasierten Durchlaufes“.
- keine Sicherheit vor unbefugtem Zugriff.
- keinen Überblick über die Bestätigung der „Mitarbeiter-Kenntnisnahme und -Schulung“. (Fragen Sie Ihren QM-Beauftragten mal nach den Schwierigkeiten bei der Sammlung der Nachweis-Dokumente.)
Die Nachteile bei den Abweichungs- und Reklamationsprozessen will ich hier gar nicht aufführen.
In einem tatsächlich-digitalen QM-System wird dies alles digital durchgeführt. Daher sind die Prozesse transparent und nachvollziehbar.
Zurück zum Thema dieses Absatzes. Wird also der Lenkungsprozess (erstellen, prüfen, genehmigen) voll-digital umgesetzt, würden Sie die genehmigten Dokumente nicht wieder ausdrucken und zur Unterschrift verteilen wollen. Sie würden auch keine „Leitz“-Ordner befüllen wollen, oder einen nicht sicheren File-Server. Sie würden den gesamten Prozess digital betreiben wollen, denn nur dann könnten Sie für Ihr Unternehmen das Nutzen-Potenzial ausschöpfen.
Wertschöpfung entsteht nur dort, wo Software effizient genutzt wird!
Das gilt natürlich auch für die QM-Prozesse. Sicher ist es ungewöhnlich bei QM-Prozessen von Wertschöpfung zu sprechen, aber die Verbesserung und Aufrechterhaltung der Qualität Ihrer Produkte ist durchaus ein wertschöpfender Vorgang. Auch wenn üblicherweise das Qualitätsmanagement den „Support-Prozessen“ zugeordnet wird.
Eine effiziente Nutzung von Software wird aber nur erreicht, wenn die Benutzer darin einen Vorteil erkennen, und zwar zunächst für sich selbst.
„Welchen Vorteil habe ICH davon, wenn ich diese Software benutze?“
Das mag in Ihren Ohren etwas komisch klingen, aber uns Menschen ist der Egoismus angeboren. Jeder Mensch fragt sich zunächst: „Was habe ich davon?“ So ist das auch bei QMS-Software. Erst in zweiter Linie denkt der Benutzer an den Nutzen für das Unternehmen.
Warum scheitern QMS-Softwareprojekte?
QMS-Softwareprojekte scheitern immer dann, wenn die betroffenen Mitarbeiter das Gefühl haben, übergangen worden zu sein! Technisch können Sie ein Software-Projekt sehr erfolgreich umgesetzt haben. Der Gesamterfolg zeigt sich aber erst, wenn die Software genutzt wird und von den Mitarbeiter als „persönlich nützlich“ erkannt wird. Ich habe Projekte erlebt, bei denen in den Anwenderschulungen mehr über Prozesse diskutiert wurde als in allen Workshops zuvor. Da wurden die Maskenaufteilungen und Prozessabläufe auf ihre Praxistauglichkeit hin in Frage gestellt. Ein eindeutiges Zeichen dafür, dass diese Benutzer bei der Erstellung des Lastenheftes nicht berücksichtigt wurden.
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