Immer wieder werde ich in dem Gefühl bestärkt, dass nicht allen klar ist, was Digitalisierung tatsächlich bedeutet. Klar, es soll besser werden, schneller, einfacher. Es soll weniger kosten und mehr Transparenz bringen. Doch ohne Veränderung ist das nicht zu haben!
Da beginnt genau das Problem, denn am liebsten hätten wir ja, dass alles beim „Alten“ bleibt.
Bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, stelle ich immer wieder fest, es wird der Versuch gemacht,, die alten Abläufe und Prozesse so wie sie sind, elektronisch umzusetzen. „Ich kann den Wunsch verstehen, denn das kenne ich, da weiß ich Bescheid, da fühle ich mich wohl.“
Ich weiß nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll.
Georg Christoph Lichtenberg
Zum Thema Veränderung ist genügend geschrieben worden, ich möchte hier mehr die Aufmerksamkeit auf die Konsequenz des Handelns lenken. Natürlich spielt es eine Rolle, ob mir die Veränderung aufgezwungen wird, oder ich mich selbst dazu entscheide und die Konsequenz als notwendiges Übel betrachte. Daher macht es auch keinen Sinn, jemandem eine Veränderung aufzuzwingen. Sie muss ihm „verkauft“ werden, in dem ich ihm seine Vorteile, seinen Nutzen erkläre.
Wenn das Management sich also für die Digitalisierung von Prozessen entscheidet, muss es über diese Konsequenz nachdenken. Tut es das nicht, dann sind die Folgen Misserfolg und ein schlechter oder gar negativer ROI.
- Die Software ist schlecht
- Die Software funktioniert nicht richtig
- So kann ich nicht arbeiten
- Das braucht ja mehr Zeit als vorher
- Ich verbringe einen ganzen Tag damit, das alles zu pflegen
- Wenn ich das mache, dann geht hier bald nichts mehr
- …
Sicher haben Sie das eine oder andere schon mal so gehört. Mitarbeiter reagieren so, wenn sie nicht gefragt wurden, wenn nicht kommuniziert wurde, nicht „verkauft“ wurde!
Wie Sie das vermeiden können
Seien Sie sich bewusst, dass die Digitalisierung zum größten Teil mit starken Veränderungen in den Abläufen und an den Arbeitsplätzen einhergeht.
Kommunizieren Sie frühzeitig und sehr offen, was Ihre Pläne sind, was Sie erreichen wollen und was das bedeutet.
Binden Sie so viel wie möglich Mitarbeiter in das Digitalisierungsprojekt mit ein. Fragen Sie nach Ideen, Meinungen und Erfahrungen.
Erklären Sie, dass die ersten 6 bis 12 Monate nach der Digitalisierung, also der Produktivsetzung der Software, die Abläufe nicht optimal sein werden. Vieles ist ungewohnt und es dauert, bis der Gewöhnungseffekt eintritt.
Richten Sie eine interne Hotline und/oder ein Reklamationsmanagement ein, evtl. sogar anonym. So kann jeder seine Meinung äußern. Reagieren Sie kurzfristig auf die Anfragen, damit die Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass sie ernst genommen werden. Sorgen Sie dafür, dass die Anfragen Wirkung zeigen, entweder es wird erklärt, warum das so ist oder es wird tatsächlich etwas geändert.
Führen Sie regelmäßige „Review-Meetings“ durch und informieren Sie über den Fortschritt, oder auch mal einen Rückschritt. Zeigen Sie, dass Sie das ernst nehmen und es wichtig für das Unternehmen ist.
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