Elemente eines digitalen QM-Systems

In diesem Beitrag möchte ich etwas tiefer in die Elemente eines QM-Systems „eintauchen“. Allen die im Bereich QM arbeiten, oder damit in Berührung kommen, ist klar, dass ein QM-System auf fast alle Bereiche des Unternehmens Einfluss hat.
Ein QM-System besteht aus verschiedenen Elementen, die sich in zwei große Gruppen aufteilen lassen:

1. Dokumenten-getrieben
2. Ereignis-getrieben

In der nachfolgenden Darstellung sind die Dokumenten-getriebenen dunkel und die Ereignis-getriebenen hell dargestellt.

Dokumenten-getrieben

Bei diesen Elementen steht „das Dokument“ im Mittelpunkt, besser gesagt am Anfang. Die ISO spricht hier von der „Dokumentenlenkung“. Ein Dokument muss erstellt oder revidiert werden. Bevor es „genutzt“ werden darf, muss es einen Prüfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen. Der Prozessauslöser ist also ein Dokument. Klassische Anwendungsbereiche sind das QM-Handbuch oder die technische Dokumentation.

Ereignis-getrieben

Hierbei beginnt der Prozess mit einem meist unerwarteten Ereignis (engl. Incident). Das Ereignis könnte ein Problem, eine Gefahr sein, oder ein Risiko in sich tragen und muss bearbeitet werden. Klassische Ereignisse sind Reklamationen, Vorkommnisse (Abweichungen), Audit-Findings oder Änderungen (Change).

Was macht den Unterschied?

Die Digitalisierung der beiden Gruppen unterscheidet sich grundlegend.

Bei den Dokument-getriebenen Elementen wird sehr viel Wert auf die Erstellungs- und Revidierungs-Funktionen gelegt. Wie komfortabel z.B. die Integration von MS-WORD und MS-EXCEL gestaltet ist, oder wie einfach bereits erstellte Dokumente integriert werden können. Ebenfalls wichtig ist das einfache Wiederauffinden der abgelegten Dokumente. Der eigentliche Lenkungsprozess ist eher nachrangig, da er meist einen geradlinigen Verlauf zeigt: Erstellen, prüfen, genehmigen und implementieren.

Bei den Ereignissen liegt der Fokus auf der Gestaltung des Prozesses. Der hat zwar einen grundlegenden geraden Verlauf, von der Erfassung bis zum Abschluss, allerdings können die Prozessschleifen einen sehr unterschiedlichen Verlauf haben. Bei der Bewertung und den Korrekturmaßnahmen ergeben sich immer wieder neue Erkenntnisse, die den Verlauf stark beeinflussen. Es braucht also eine hohe Flexibilität bei der Prozess-Gestaltung, bei gleichzeitiger Berücksichtigung der einzuhaltenden Normen und Verordnungen.

Ein QM-Prozess kommt selten allein

Alle diese Elemente haben etwas gemeinsam, sie sind „Prozess-getrieben“! In jedem Element läuft ein Prozess ab und nicht nur das, viele QM-Prozesse greifen ineinander. Das Ende eines Prozesses löst den Start eines anderen aus. Oft werden schon während ein Prozess läuft ein oder zwei andere Prozesse gestartet.

Auch Systeme außerhalb des QM-Systems starten QM Prozesse, bzw. umgekehrt. Eigentlich kann gesagt werden, dass diese externen Systeme, sofern sie mit den aufgeführten QM-Prozessen interagieren, auch Teil des QM-Systems sind. Daher muss die o.a. Grafik erweitert werden.

Damit wird klar, die Verbindungen können sehr komplex sein. Bei einem Digitalisierungsvorhaben muss das unbedingt beachtet werden. Denn an den Berührungspunkten der Prozesse kommt es u.U. zu Medienbrüchen.

Selbst der längste (Digitalisierungs-)Weg beginnt mit einem ersten Schritt!

Aber wo anfangen? Nach welchen Kriterien wird das erste Element oder der erste Prozess für die Digitalisierung ausgesucht? Getrieben wird das ja meist durch einen Mangel, ein Problem, das man hofft mit der Digitalisierung lösen zu können, (siehe hierzu auch: Digitalisierung beginnt nicht mit dem Kauf einer Software!).

Bei der Auswahl sollten Sie berücksichtigen, welches den größten Nutzen für Ihr Unternehmen hat. Aber was bedeutet Nutzen in diesem Zusammenhang? Ist das der Bereich in dem die größten Probleme identifiziert werden? Oder das mit der größten Reichweite, bei dem also eine möglichst große Anzahl an Mitarbeitern betroffen sind? Oder genau das Gegenteil, eine möglichst kleine aber motivierte Truppe, die das Vorhaben schnell und effizient umsetzt?

Hier beginnt die Analysephase der Digitalisierung! Besprechen Sie das Vorhaben mit den Mitarbeitern der betreffenden Bereiche/Abteilungen und bewerten Sie die Notwendigkeit und den Nutzen!