Digitalisierung beginnt nicht mit dem Kauf einer Software!

Software ist nur ein Teil der Digitalisierung! Software ist ein Werkzeug und so wie Sie vor der Auswahl eines Werkzeuges erst die Aufgabenstellung definieren, müssen Sie auch die Zweckbestimmung der Software definieren!

Ich habe in den Projekten immer wieder erlebt, wie wahllos Software gekauft wurde und später erst festgestellt wurde, dass die gar nicht passt. Viele lassen sich auch vom Software-Lieferant inspirieren, was zu digitalisieren sein könnte. Denn die Frage nach dem Lastenheft, also der klaren Beschreibung der Anforderung, wird fast immer mit nein beantwortet. Oder „Das erstellen wir gerade, aber wir wollten uns schon mal einen Überblick verschaffen!“ Mit anderen Worten, das Unternehmen weiß nicht was es will.

Da ich weiß wie schwer es ist ein Lastenheft zu schreiben, kann ich das gut verstehen. Deshalb, holen Sie sich Hilfe! Für einen externen Berater ist es viel einfacher, da er nicht in den Unternehmensstrukturen „verstrickt“ ist und sich viel mehr trauen kann!

Warum wollen Sie Ihr QM-System digitalisieren? Was wollen Sie tun, bzw. erreichen? Was wollen Sie digitalisieren? Erst nach Beantwortung solcher Fragen, kann ein Lastenheft geschrieben werden, dass es einem Software-Lieferant möglich macht ein Angebot zu erstellen.

Leitfaden und Anregungen

Was ich tun würde, wenn Sie mich damit beauftragen würden, die Digitalisierung Ihres QM-Systems voran zutreiben.

Bestandsaufnahme

• Welche QM-Prozesse werden heute in Ihrem Unternehmen gelebt?
• Welche Software wird in diesen Prozessen heute schon genutzt?
• Welche Unternehmensbereiche sind davon betroffen und welche Mitarbeiter?
• Wo liegen bereits deutliche Mängel vor?
• Was läuft eigentlich ganz gut?

Erste Dokumentation

Die Antworten auf die o.g. Fragen zusammenfassen und strukturieren. Die beteiligten Mitarbeiter bitten das zu kommentieren um deren Feedback einzuholen.

Präsentation der Ergebnisse

Ihrem Management die Ergebnisse präsentieren und dabei Besonderheiten aufzeigen. Diese können durchaus „menschlicher“ Natur sein: Ablehnung, Angst vor Veränderung, wenig IT-Affinität, Angst vor Transparenz, etc.
Aus dem Gespräch in der Präsentation können erste Maßnahmen abgeleitet und deren Prioritäten festgelegt werden.

• Welche Prozess-Bereiche sollen zuerst angegangen werden?
• Welche Unternehmensbereiche müssen zuerst unterstützt werden?
• Welche Mitarbeiter sollen das Digitalisierungsteam bilden?
• Muss es einen Projektleiter geben und wenn ja, wer könnte das sein?

Das Ergebnis der Präsentation muss genau definieren, welche Prozesse, in welchen Bereichen, in welcher Reihenfolge und mit welchem Ziel digitalisiert werden sollen.

Team bilden

Aus den ausgewählten Bereichen werden Mitarbeiter gefragt, ob sie Mitglied im Digitalisierungsteam werden wollen. In einem ersten Meeting werden Regeln der Zusammenarbeit definiert, die globale Zielsetzung und Aufgabe erklärt.

Analyse der ausgesuchten QM_Prozesse

Gemeinsam im Team werden die definierten Prozesse analysiert und dokumentiert. Daraus können die konkreten Anforderungen (Lastenheft) abgeleitet werden.

• Was ist besonders wichtig?
• Was kann/darf nicht verändert werden?
• Wo sind Abhängigkeiten zu vorhandenen Systemen (ERP, LIMS, PPS, MES,…)?
• Wie werden die Prozesse heute dokumentiert?
• Wie werden Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit mit Informationen „versorgt“?

Es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter schon in der Analysephase dafür zu sensibilisieren, dass sich durch die Digitalisierung auch die Arbeitsweise und die Zusammenarbeit stark verändern wird.

Review der erstellten Dokumentation durch die Team-Mitglieder.

Lastenheft

Zu diesem Zeitpunkt kann bereits ein erster Entwurf erstellt werden. Evtl. wurden durch die Analyse Erkenntnisse gewonnen, die noch mal im Management besprochen werden müssen. Daraus könnten sich Richtungsänderungen ergeben, das Nachjustieren der ursprünglichen Zielsetzung oder gar „Show-Stopper“.

Vorselektion in Frage kommender Software-Lieferanten

Hier wären wir dann wieder am Anfang dieses Beitrages. Sie haben eine klare Vorstellung von dem was Sie brauchen und diese ist ausreichend dokumentiert. Jetzt können Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten Software-Lieferanten für die Unterstützung der Digitalisierung Ihres QM-Systems machen.