Management eines eQMS

Das Management eines eQMS ist mehr als nur die IT Administration von Zugriffsberechtigungen auf der Ebene des „Active Directory„.

Vielleicht ist das eQMS die erste Prozess-gesteuerte Software, die Sie einführen. Sie werden überrascht sein wie stark es in die Organisationsstruktur eingreift, bzw. davon abhängig ist.

Die QM-Prozesse werden typischerweise durch Workflow-Systeme (auch Workflow-Engine) gesteuert. Diese „arbeiten“ die vorgegebenen Routen und Regeln des Prozesses ab.

Das bedeutet aber Sie müssen „dem Workflow“ Routen und Regeln vorgeben, damit er weiß was zu tun ist. Und hier fängt die eigentliche Arbeit an, wenn Sie die Routen und Regeln gemäß Ihrer Organisationstruktur pflegen. Will sagen, Sie müssen das Workflow-System so konfigurieren, dass es für jeden Prozess weiß, welche Route unter welchen Regeln es „gehen“ muss. Siehe Workflow Glossar

Veränderungen in der Organisation

Die Hauptaufgabe besteht aber darin, dass Sie jede Veränderung in Ihrer Organisation wiederum dem Workflow-System „mitteilen“ müssen. Diese Veränderungen betreffen nicht nur das Eintreten eines neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen, sondern auch einen Arbeitsplatzwechsel innerhalb des Unternehmens.

Beides hat Auswirkungen auf die Routen und Regeln. Auch die Beförderung oder die zeitweise Mitarbeit in einem Projekt kann Auswirkungen haben, die Sie berücksichtigen müssen.

Am Ende müssen Sie dem Workflow-System mitteilen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das nicht nur um den weitergehenden Zugriff zu verhindern, sondern auch das ein Workflow „ins Leere läuft“ weil er den Benutzer nicht mehr „findet“.

Präventives Handeln

Damit die Workflows reibungslos laufen, müssen Sie präventiv handeln, und die sich andeutenden Änderungen so früh als möglich im eQMS konfigurieren.

Dazu brauchen Sie eine schnelle und offene Kommunikation mit der Personalabteilung, dort sollten die Veränderungen frühzeitig bekannt sein.

Weiterhin müssen Sie die personalverantwortlichen Mitarbeiter darauf sensibilisieren, dass Veränderungen in den Arbeitsplätzen u.U. auch Auswirkungen auf die digitalen Prozesse haben. Im optimalen Fall können die leitenden Mitarbeiter die Veränderungen im System selber durchführen.

Je früher die Änderungen gemacht werden,
desto kleiner sind die Überraschungen im Ablauf!

Transparentes Organisationsmodell

Es wird klar, dass die Durchführung der Anpassungen nur ganz selten von „der IT“ verlangt werden kann. Dort sind die Prozesse und deren Abhängigkeiten nur selten bekannt. Auch die Personalabteilung ist m.E. nicht die richtige Stelle, um diese Aufgaben durchzuführen.

Eine technische Anbindung an das Active Directory ist sinnvoll. Von dort kann das eQMS aber nur „oberflächliche“ Zugriffsberechtigungen bekommen. Die notwendige „Tiefe“, die Sie benötigen, wird selten in einem Active Directory gepflegt.

Wenn Sie die Arbeiten nicht in den personalverantwortlichen Bereichen ausführen lassen können, dann sollten Sie dafür eine eigene Stelle schaffen. Ich würde diesen Aufgabenbereich „Applikationsadministrator“ nennen.

Schnelle und einfache Kommunikation

Damit die Informationen über die geplanten (bzw. durchgeführten) Änderungen möglichst schnell an die richtige Stelle „gebracht“ werden, sollten Sie dafür ein Software-Tool einführen.

Entweder der eQMS-Software-Lieferant liefert ein solches Tool gleich mit (sicher eine optimale Lösung), oder Sie nutzen ein „Low-Code“ Tool, das sich schnell implementieren lässt und eine möglichst geringe Nutzer-Hemmschwelle hat.

Bei Einsatz eines externen Software-Tools sollten die Änderungen möglichst direkt an das eQMS übergeben werden können (Schnittstelle). Ist das nicht möglich, oder zu aufwendig, dann muss der Applikationsadministrator dafür verantwortlich sein, die Einträge in das eQMS vorzunehmen.

Sofern eine HR-Software in Ihrem Unternehmen genutzt wird, können Sie prüfen, ob darin die Möglichkeit besteht, die Änderungen zu erfassen und an das eQMS zu übergeben.

Stellvertreter-Regelung

Etwas abseits des Themas, aber trotzdem sehr wichtig, ist die Regelung der Stellvertretung. Die Abwesenheit eines Benutzers, wegen Urlaub oder Krankmeldung, hat u.U. Auswirkungen auf die Prozesse.

Wenn der Benutzer der geforderten Rolle den Arbeitsschritt wegen seiner Abwesenheit nicht durchführen kann, wird der Workflow an dieser Stelle verharren, der Workflow „steht“!

Daher verfügen viele eQMS-Softwarelösungen über eine Stellvertreterregelung. Achten Sie darauf, dass diese Regelung auch die Rollen und Regeln des Workflow-Systems berücksichtigt.

Nur selten gibt es einen direkten Stellvertreter im Unternehmen, der die abwesende Person 1:1 vertreten kann. Unterschiedliche Arbeitsschritte müssen auf unterschiedliche Kollegen verteilt werden. Daher müssen die Einstellungen der Stellvertretung Rollen-basiert möglich sein.

Eine Stellvertreterregelung kann auch „missbraucht“ werden, wenn eine Änderung doch mal nicht rechtzeitig eingetragen wurde. Dann werden bei Aktivierung die wartenden Prozesse dem Stellvertreter zugewiesen und die Arbeit kann zunächst weitergehen.

Fazit

• Unterschätzen Sie nicht die Aufwände der Pflege eines eQMS!
• Handeln Sie präventiv!
• Prüfen Sie die „Kommunikationswege“, wo ist die Quelle der Änderung!
• Sensibilisieren Sie die personalverantwortlichen Mitarbeiter!
• Binden Sie die Personalabteilung mit ein!
• Schaffen Sie gegebenenfalls einen verantwortlichen Applikationsadministrator!
• Prüfen Sie die Möglichkeiten der Stellvertreter-Regelung!